¿Qué es un Sistema de Control de Inventario?

El inventario es uno de los factores principales que determinan cómo trabajan las empresas y obtienen beneficios; es saludable e importante para todas las empresas el operar y administrar bien sus inventario. El enfoque y el objetivo del control de inventarios es mantener un nivel óptimo del inventario y su inversión. Muchos de los negocios hoy en día han logrado hacer planes y mejoras en su sistema de control de inventario, la administración así como los controles de inventario funcionan de forma diferente y varían mucho de una empresa a otra. Algunos modelos de control de inventarios tienen modelos de inventario complicados y complejos, mientras que algunos pueden tener modelos y métodos de inventarios simples y fáciles.

¿Cómo funciona el sistema de control de inventarios? y ¿Cuáles son los tipos?

Generalmente, el sistema de control de inventarios funciona muy similar en la mayoría de los negocio; aunque las diferencias podría incluir algunos cambios en los métodos y entrenamientos dependiendo de las motivaciones empresariales, objetivos, y logros futuros. Nuestro mundo moderno se compone de una variedad de empresas que en realidad tienen diferentes culturas empresariales y estilos, que pueden ser vistos por sus prácticas singulares, normas y reglamentos, códigos de vestir, y otros factores.

El método más sencillo para el sistema de control de inventario funciona bastante fácil; las micro y pequeñas empresas, comercios, asociaciones y otras formas de empresas utilizan este método todos los días. Este método también puede referirse a un método visual donde la persona que compra revisaría el stock diariamente para buscar objetos y observar si son escasos, sobrecargado, o si hay mejoras por hacer; también al colocar, ordenar cuando existe un vacío o una necesidad de artículos en inventario y cuando el nivel mínimo se cree que es alcanzado. Por el simple método de sistema de control de inventario, los registros no son una necesidad. Estos métodos simples sólo requieren la experiencia visual para reunir información, pero no necesariamente requiere de un registro ordenado y preciso de los elementos del inventario, la cantidad, las ventas, retiros y depósitos se observa todo físicamente y no hay necesidad de registros para recordar y servir como cualquier evidencia que a veces puede causar confusión, así como la pérdida de beneficios debido a la lentitud de la productividad y un flujo perjudicial del sistema aunque el método no requiere mucho esfuerzo o conocimiento en herramientas tecnológicas.

Para mejorar el método visual, es conveniente simple y seguro arreglar o re ordenar cerca del equipo de almacenamiento tal que las ordenes pueden ser puestas correctamente para no perder tiempo. También la linea de re orden debe ser más grande que lo que se vende normalmente hasta que los nuevos pedidos lleguen y se coloquen nuevamente. Este método funciona igual de simple que el método visual, sin embargo, teniendo en cuenta que el contenedor debe ser colocado y que los pedidos pueden ser puestos una vez que el contenedor está vacío hace que este método sea eficiente y eficaz, ya que está bien planificado y estructurado y a su vez aumenta la productividad, mejora la distribución, y tienen la maximización de las tasas de los clientes y recibe retroalimentación positiva.

Otro método, el método de control de inventario perpetuo, permite a los administradores mantener un registro diario del inventario que incluye la cantidad o la cantidad total de artículos en stock, retiros, ventas, y depósitos para asegurar la cantidad de proyecciones de flujo de caja y asegúrese de que no hay errores en los pedidos y recibos para evitar la retroalimentación de los clientes negativo y en espera. Para poder utilizar el sistema de control de inventario perpetuo, el gerente tiene que incluir y considerar el nombre de los artículos en stock, la proyección de la cantidad de dinero necesario para comprar los artículos y reembolsos en caso de que los clientes no reciban los productos solicitados o si hay algunos conceptos erróneos.

El ABC del sistema de control de inventario es también un sistema de control bien conocido que funciona de manera efectiva. Aquí, en este método, los elementos se clasifican por separado en grupos (por lo general alrededor de tres grupos de acuerdo a los costes anuales de artículos usados ​​y los rangos de uso) para controlar y mantener una estructura estable, ya que se cree que en gran medida el sistema de inventario es también el principal órgano en un negocio que cuando se detiene bruscamente, pueden revolotear el sistema de productividad total y puede afectar a otras áreas de un negocio también. El ABC del sistema de control no sólo controla el sistema, también arroja una gran oportunidad para los gerentes para decidir ellos mismos la mejor manera de controlar los distintos sistemas y cambiar con las situaciones de cambio. También es tarea del gerente decidir cuales elementos son necesarios.

Algunos consejos y técnicas para controlar el sistema de inventario son:

1. Considere compras económicas, así como la cantidad de artículos o productos adquiridos.
2. Observar los niveles de re orden y llevar un calendario de cuando se ordenan los productos. 
3. Tenga siempre una reserva segura o un inventario mínimo para el caso de que se quede sin existencias inmediatamente. Para controlar el sistema de inventario, una empresa debe tener en cuenta la cantidad y la cantidad de artículos pedidos para satisfacer todas las necesidades de un negocio. La empresa tiene que proyectar los costos y gastos de cada pedidos que son puestos en orden para administrar y controlar el inventario y reducir los costos tanto como sea posible. A veces las empresas aumentan sus órdenes y la cantidad de productos y artículos para reducir costos y gastos, pero esto puede llevar a tener gran inventario de existencias, lo que resulta en un aumento de los costos por almacenar existencias.
4. Considerar los costos de las ordenes y de las existencias almacenadas.

• Los costos de las ordenes incluyen los gastos de transporte cuando se incluyen pequeñas cantidades, lo más probable es que las tarifas de transporte será más costosa que grandes cantidades o pedidos. Los costos de franqueo, telegramas, teléfonos, faxes, transporte y otros costos; también puede conducir a una administración de inventario costosa. Los programas de capacitación, las configuraciones, los tiempos extras y otros costos fijos, como sueldos y salarios serán fijos, que deberá pagar los costos.
• Los costos de las existencias almacenadas incluyen principalmente los intereses de inversión, que es donde la mayoría de las empresas se olvidan del por que se hizo el negocio. La mayoría de las empresas olvidan los impuestos y tasas de interés, que son las principales razones de que las empresas quiebren, las empresas tienen que controlar y mantener registros o de sus acciones y de inventario para evitar graves problemas financieros y los gastos necesarios que debe tener en cuenta. El espacio ocupado por las existencias en inventario esta financiado por los impuestos, alquileres, gastos de electricidad y costos de agua también podría reducir al mínimo los objetivos y los beneficios previstos si no se controla adecuadamente.