Organigrama de una Empresa

El organigrama de una empresa es una parte fundamental que cualquier negocio necesita para que sea altamente productivo, eficaz y organizado. 

Pero, ¿Qué es el organigrama de una empresa?

Un organigrama es una herramienta que tiene diferentes usos al interior de la empresa sea cual sea su tamaño, debe ser preciso, completo, y estar visible dentro de la organización en todos los niveles, a disposición de los clientes externos y potenciales; ya que denota implícitamente las funciones que hay que realizar en la empresa, saber quien está a cargo de esas funciones, tener las responsabilidades claramente definidas, y como debe fluir la comunicación dentro de la organización.

Aun cuando pueda parecer que un organigrama tiene sentido cuando existen varias personas trabajando en la empresa, siempre es recomendable preparar uno incluso si hay solo una persona en la organización (como en la mayoría de las micro empresas); ya que permite el crecimiento a futuro dentro del negocio mediante la determinación de la estructura de la empresa, pudiendo visualizarse claramente lo que falta al interior de ella.

Cuando se elabora un organigrama se debe tener en cuenta los niveles y competencias necesarias en cada función para que se pueda apreciar si se requerirán nuevas personas para realizar esas funciones con más eficacia. 

Ejemplo de un organigrama de una empresa.

Puedes realizar el organigrama de una empresa utilizando los siguientes puntos: 

  

1. Has una lista de todas las actividades que se realizan dentro de la empresa.  

Elabora esta lista teniendo en cuenta todas las actividades que se llevan a cabo en la empresa todos los días, semana a semana, mes con mes, etc. Asegúrate de no mezclar las actividades de tal forma que cada una pueda valerse por sí misma. 

Una manera fácil de asegurarte de tener cada actividad es tomarte una semana o más para hacer la lista, anotando cada actividad a medida que se realiza durante el día. 

Si se tienen empleados, pídeles ayuda para realizar una lista dentro de su área o departamento de trabajo, y posteriormente combinar las listas agrupando las actividades en común. 

2. Identifica en la lista que función corresponde a que actividad. 

Al lado de cada una de las actividades que has enumerado, clasifícalas de acuerdo a qué persona o grupo tendría la responsabilidad de completarla, asegúrate que sólo se asigne una función a cada actividad. 

3. Determinar la relación de subordinación entre las funciones. 

Para cada función que has identificado, determina cómo se informarán entre sí. Sólo debe haber una función que dirige a la empresa, y esta se coloca en la parte superior del organigrama. A continuación, debes identificar a quien reportará la función superior y cómo se configurarán las otras relaciones de subordinación. Dibuja una línea para conectar las funciones relacionadas. Cada función debe reportar solo a su superior; sin embargo, varias funciones pueden reportar a la misma función superior. 

4. Identificar al personal dentro de la empresa que realizará cada función. 

Ahora que las funciones han sido identificadas y se ha determinado que funciones reportan a quien, el último paso para elaborar el organigrama de la empresa es identificar a la persona dentro de la organización que llevará a cabo una función específica. Piensa en los niveles de habilidad y competencias necesarios dentro de la función, y quien dentro de la empresa coincide con estos requisitos. 

A veces, no habrá un candidato perfecto y las funciones tendrán que ser ocupadas con el personal disponible hasta que se hagan las decisiones de contratación futura o el entrenamiento adicional que se lleve a cabo. Ten en cuenta que estos escenarios suelen afectar a la productividad y la eficiencia en la función, y su vez, a la empresa en su conjunto; por los deben ser dibujados como vacíos ya que serán ocupados cuando estén disponibles. 

Es recomendable que además de los pasos anteriores para realizar el organigrama de la empresa tomes en cuenta elaborar un organigrama para cada área o departamento, por lo que te recomiendo seguir los siguientes consejos: 

Hacer un organigrama específico por área o departamento.  

Debes realizar un organigrama para cada área o departamento, que incluirán solo las funciones del personal de ese departamento. Esta por demás mostrar en el gráfico, las funciones de los otros departamentos si no tienen responsabilidades relacionadas a dicha área. Por ejemplo, el organigrama de control de calidad no incluirá al personal del departamento de recursos humanos, ya que no tienen responsabilidades relacionadas con la calidad. 

Una excepción es el director general, presidente o propietario. Por ejemplo: si el director general, presidente o propietario de la empresa no está relacionado con las responsabilidades de la calidad, él o ella en última instancia es responsable de los resultados de la calidad de dicho departamento. 

Por lo tanto, siempre debes incluir esta función en la parte superior del organigrama de cualquier departamento inferior al área de dirección. 

Considera los requisitos del contrato de cada trabajador. 

Es común que algunos contratos para ciertas posiciones incluyan requisitos y restricciones que reportar. Por ejemplo, algunos contratos requieren que el gerente de producción sea el punto de contacto para las nuevas contrataciones cuando se trata de asuntos de producción. Así que asegúrate de incluir estas relaciones en el organigrama del área de recursos humanos. 

Incluir las funciones o puestos de trabajo de las empresas externas u outsourcing.

Aparte del departamento de recursos humanos, ¿hay otras empresas externas que serán parte de este departamento u otra área dentro de la organización? Por ejemplo, si utiliza los laboratorios de pruebas de algún outsourcing, debes contemplar el espacio dentro del organigrama para estas empresas. Cuando se incluye una función que no pertenece a la empresa, debes de dibujar el objeto en línea con el nivel correcto de la autoridad. 

Evita las líneas de autoridad que crean conflictos de intereses. 

Asegurate que cada función o persona tenga la autoridad que le correspondes o se pueden crear conflicto de intereses. Por ejemplo, un gerente de calidad en una empresa dedicada a la construcción nunca debe informar a un superintendente, porque ambos están sujetos a las mismas funciones y responsabilidades de trabajo; en lugar de ello, ambos pueden tener líneas iguales de autoridad. Por lo que debes utilizar una línea de puntos para mostrar este tipo de relación y mantener las funciones en el mismo nivel horizontal (evita poner uno encima o debajo del otro). 

Ten cuidado de asignar a la misma persona en dos funciones diferentes. 

Una persona no debe ocupar dos puestos en diferentes departamentos, ya que esto ocasionará un conflicto de intereses entre las áreas. Por ejemplo, una persona nunca debe actuar como el superintendente y el gerente de calidad. El superintendente es responsable por la finalización con éxito del trabajo y debe estar a cargo de todo el personal de construcción, mientras que el gerente de calidad tendrá el control de las pruebas. Las dos funciones deben permanecer independientes una de la otra. 

Debes de tener en cuenta además de los consejos y pasos anteriores para la realización del organigrama, la presentación final del mismo para lo cual puedes apoyarte con algunos software que son específicos para llevar a cabo esta tarea, de tal manera que puedas realizar una o varias impresiones digitales del organigrama final y colocarlos en diferentes puntos estratégicos al interior de la empresa donde sea visible para todo el personal de las diferentes áreas y los visitantes.